Conoce cuál es el objetivo de la gestión documental y cómo permite a las empresas volver más ágiles sus flujos de trabajo y la sinergia entre áreas.
La gestión documental es una actividad crítica para cualquier empresa que busque gestionar eficientemente su información. Consiste en el control, almacenamiento y organización de documentos, archivos y datos para garantizar que estén disponibles para su uso en cualquier momento y de manera eficiente. Conoce cuál es el objetivo de la gestión documental en este artículo y cómo puede beneficiar a las empresas la implementación de un software especializado.
1. El objetivo de la gestión documental
2. Beneficios de la gestión documental para las empresas
3. Implementación de la gestión documental
4. Conoce la NOM 151: la norma que regula la gestión documental
5. Conoce nuestro servicio de Gestión documental
6. Conclusión
El objetivo principal de la gestión documental es garantizar que los documentos y archivos de una empresa se gestionen de manera eficiente y que estén disponibles cuando se necesiten. Una adecuada gestión documental implica una organización eficaz, una fácil recuperación y acceso, así como la implementación de medidas de seguridad para evitar la pérdida o mal uso de la información.
Además, la gestión documental también busca reducir la cantidad de documentos físicos y promover la digitalización de los mismos, lo que ayuda a reducir el impacto ambiental y a aumentar la eficiencia en el uso de los recursos de la empresa.
La implementación de un sistema de gestión documental puede aportar múltiples beneficios para una empresa. A continuación, te explicamos algunos de los más destacados:
Al centralizar y estandarizar la gestión de documentos digitales, las empresas pueden optimizar los procesos y ahorrar tiempo y recursos en la búsqueda y gestión de la información.
Los softwares de gestión documental permiten establecer permisos y niveles para un control de accesos que garantice la protección de la información y evite su acceso no autorizado.
Al estar los documentos y archivos disponibles en una plataforma compartida, se facilita el trabajo en equipo y se reduce la duplicación de esfuerzos.
La digitalización de documentos ayuda a reducir la cantidad de papel utilizado, lo que contribuye a la sostenibilidad ambiental.
El uso de archivos físicos requiere del mantenimiento de un espacio físico con las condiciones adecuadas de mobiliario, humedad e iluminación para asegurar su duración. Sin importar el tipo de documento, la gestión documental digital garantiza la perennidad.
Otra de las ventajas de la gestión documental de manera digital es que brinda una mayor accesibilidad a todos los miembros de una plantilla. Los documentos en papel que previamente se encontraban en archiveros de difícil acceso para personas con alguna discapacidad física, ahora se encuentran al alcance de un clic.
Al tener una gestión documental más eficiente, los empleados pueden dedicar más tiempo a tareas críticas y productivas, lo que contribuye a una mayor productividad de la empresa en general.
La implementación de un software de gestión documental debe ser cuidadosamente planificada y ejecutada para maximizar sus beneficios. Es importante tener en cuenta que no se trata solo de tecnología, sino también de procesos y prácticas empresariales.
En primer lugar, se debe realizar una evaluación de los procesos y flujos de trabajo actuales de la empresa, identificando los documentos y archivos críticos que se deben gestionar y proteger. Luego, se debe definir una estrategia de implementación que abarque desde la selección del software hasta la capacitación de los empleados.
Es importante involucrar a los empleados en la implementación de la gestión documental, ya que es fundamental que estén comprometidos y capacitados para usar el software de manera efectiva.
Asimismo, resulta importante contar con la ayuda de un aliado experto en la digitalización de documentos y su gestión, pues éste podrá guiar a las empresas a través de este vital proceso.
Debido a la transformación digital que atraviesa distintos sectores productivos, se han creado distintas leyes y normas que regulan distintos elementos de la digitalización.
La norma que regula la gestión documental en nuestro país es la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, mejor conocida como NOM 151.
Esta no sólo se encarga de definir las características que deben cumplir los documentos y firmas electrónicas, sino también la digitalización de archivos y la preservación de los mismos.
Así, toda empresa que, en la celebración de actos comerciales, haga uso de documentos digitales deberá alinearse a lo establecido por esta norma oficial. Pues el propósito principal de la NOM 151 es dar certeza a ambas partes de la inalterabilidad de los documentos usados, a fin de tener igualdad en la seguridad.
Para lograr lo anterior, se designan terceros imparciales que validarán la integridad de los documentos mediante sellos digitales.
En Grupo CSI somos expertos en Gestión documental, transformamos la información en expedientes digitales organizados y almacenados:
Con ello, podrás obtener información exacta, recuperable y lista para ser exportada a tus aplicaciones de gestión y bases de datos corporativa. ¡Es un proceso adaptable a las necesidades de cada cliente!
La gestión documental es una actividad crítica para la gestión de información de una empresa. Su implementación puede aportar múltiples beneficios para las empresas, como la optimización de los procesos, la mejora de la seguridad y la colaboración, la reducción del impacto ambiental y la mejora de la productividad. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la implementación de la gestión documental no se trata solo de tecnología, sino también de procesos y prácticas empresariales.
Para maximizar los beneficios de la gestión documental, es necesario realizar una evaluación de los procesos y flujos de trabajo actuales de la empresa, definir una estrategia de implementación y capacitar a los empleados para usar el software de manera efectiva.
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